1. OCR là gì?
OCR là viết tắt của Optical Character Recognition, một phần mềm dùng để nhận dạng ký tự quang học, giúp chuyển đổi một hình ảnh chứa chứa văn bản thành định dạng mà máy tính có thể đọc, tìm kiếm và lưu trữ được dưới dạng dữ liệu văn bản. Đây là một trong những công nghệ quan trọng không thể thiếu của nhiệm vụ số hoá thông tin chuẩn bị cho bước số hoá quy trình và chuyển đổi số toàn diện trong doanh nghiệp.
2. OCR hoạt động như thế nào ?
Công cụ OCR có thể hoạt động với cách thức khác nhau tuỳ theo điều kiện tích hợp trên hệ thống, tuy nhiên về cơ bản một phần mềm OCR sẽ làm việc theo các bước dưới đây:
Bước 1: Thu nhận hình ảnh
Phần mềm hoạt động như một máy quét đọc tài liệu và chuyển đổi chúng thành dữ liệu nhị phân sau đó công cụ OCR phân tích hình ảnh đã quét và phân loại vùng sáng làm nền và vùng tối làm văn bản.
Bước 2: Tiền xử lý
Hệ thống làm sạch hình ảnh chuẩn bị cho bước đọc tài liệu:
- Căn chỉnh thẳng tài liệu đã quét để khắc phục những lỗi nghiêng hình ảnh nếu có
- Khử nhiễu hoặc loại bỏ những đốm ảnh và làm mịn viền hình ảnh cho văn bản
- Nhận dạng chữ viết cho OCR đa ngôn ngữ
Bước 3: Nhận dạng văn bản
Hai loại thuật toán được áp dụng để nhận dạng văn bản trên hệ thống là So khớp mẫu và Trích xuất đặc điểm.
- So khớp mẫu: Tách biệt một hình ảnh ký tự, sau đó so sánh với một hình ảnh ký tự đã được lưu trữ trước đó. Tính năng hoạt động hiệu quả khi hình dạng ký tự đầu vào trùng khớp với phông chữ và tỉ lệ của ký tự được lưu trữ trước đó.
- Trích xuất đặc điểm: Chia nhỏ hoặc phân tách hình dạng ký tự thành các đặc điểm cụ thể như: các đường thẳng, các điểm giao, các nét vòng,…sau đó so sánh với các hình dạng chữ đã được lưu trữ để tìm kết quả phù hợp gần đúng nhất.
3. Ứng dụng và lợi ích của OCR
3.1. Ứng dụng của OCR trong công nghệ và đời sống
-
Tích hợp vào máy scanner
Là ứng dụng thường gặp nhất của OCR trong đời sống, xuất hiện dưới dạng máy scan trong các văn phòng tuy nhiên hiện nay máy scan chỉ có thể quét được hình ảnh và trả chúng về định dạng hình ảnh số.
-
Hỗ trợ cuộc sống cho người già và khiếm thị
Phần mềm OCR có khả năng nhận dạng hệ thống phông chữ dành cho người khiếm thị từ đó tích hợp với công nghệ tổng hợp giọng nói để đọc ra thành tiếng văn bản được giải mã. Ứng dụng này còn được biết đến như một dạng giọng nói vi tính hoá, giúp cho việc đọc của người cao tuổi và người khiếm thị trở nên đơn giản hơn.
-
Xử lý hoá đơn, chứng từ
Đối với các cơ sở kinh doanh và một số văn phòng như toà án, văn phòng luật,…, số lượng hoá đơn và chứng từ cần được xử lý rất nhiều và phức tạp. Chính vì thế có rất nhiều tổ chức và doanh nghiệp đã ứng dụng OCR để nhập dữ liệu và chuyển đổi các thông tin hợp đồng, chứng từ, hoá đơn thành dạng văn bản kĩ thuật số để thuận tiện hơn cho việc tích hợp, chia sẻ và liên kết dữ liệu. Ngoài ra công nghệ OCR có thể tự động bóc tách dữ liệu theo các trường thông tin cơ bản như từ khoá, ngày, tháng, loại chứng từ, loại hoá đơn,…từ đó giúp việc tìm kiếm tài liệu trở nên dễ dàng và nhanh chóng.
-
Số hoá quy trình quản lý và lưu trữ tài liệu
Ngoài việc lưu trữ các tài liệu của công ty như hoá đơn, hợp đồng, chứng từ, văn bản,…OCR còn góp phần không nhỏ trong việc giúp lưu trữ các văn bản có giá trị lịch sử. Đối với các loại bản thảo, hồi ký, bút kí hay tài liệu lịch sử có giá trị cao cần có những phương pháp cất giữ đặc biệt, chính vì thế việc nhập liệu thủ công tất cả các loại tài liệu trên gần như là không thể. Công nghệ OCR ra đời giúp cho việc lưu trữ và bảo tồn chúng trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
3.2. Lợi ích công nghệ OCR mang lại
- Tiết kiệm thời gian
- Nâng cao chất lượng xử lý công việc
- Giảm chi phí
- Cải thiện khả năng truy cập và tìm kiếm cho dữ liệu
- Cải thiện các quy trình kinh doanh
- Đảm bảo bảo mật dữ liệu
- Phòng tránh các vấn đề về lưu trữ
- Cải thiện dịch vụ khách hàng
- Bảo vệ môi trường
4. eDMS – sản phẩm ứng dụng OCR từ Zodinet
Một trong những sản phẩm công nghệ ứng dụng OCR mạnh mẽ nhất hiện nay là eDMS (electronic Document management system) – giải pháp thông minh dành cho doanh nghiệp có nhu cầu chuyển đổi số quy trình lưu trữ và quản lý tài liệu.
- Quản lý tài liệu hiệu quả và toàn diện: cung cấp nền tảng và bộ tính năng giúp doanh nghiệp và tổ chức quản lý và lưu trữ tài liệu một cách hiệu quả chỉ trên một hệ thống duy nhất. Chuẩn hóa quy trình quản lý hồ sơ với tính năng cảnh báo được thiết lập theo quy tắc lưu trữ của tổ chức.
- Hệ thống khai thác nội dung OCR: Công nghệ OCR giúp chuyển nội dung của tệp thành văn bản từ đó dễ dàng tìm kiếm và truy xuất các thông tin quan trọng từ tài liệu.
- Công nghệ tìm kiếm tối ưu: Cung cấp tính năng tìm kiếm hiệu quả theo hình thức toàn văn áp dụng cho bất kì loại tệp và tài liệu nào trên hệ thống.
- Tự động phân loại tài liệu: Hệ thống cung cấp giải pháp tự động phân loại tài liệu dựa trên thông tin trích xuất và các trường thông tin được gán.
- Lưu trữ nhiều phiên bản: Phần mềm cho phép tạo mới và lưu trữ nhiều phiên bản cập nhật của tài liệu.
- Quản lý tài liệu đa nền tảng: khách hàng có thể chọn lựa nền tảng lưu trữ phù hợp với nhu cầu của tổ chức, bao gồm lưu trữ đám mây và lưu trữ trên máy chủ.
- Phân quyền truy cập theo vai trò: Hệ thống cho phép phân quyền truy cập chi tiết đến từng folder và file lưu trữ theo hai vai trò chính là cá nhân trong tổ chức và phòng ban. Điều này giúp cho việc bảo mật tài liệu trở nên hiệu quả và thông minh hơn.
